Linnaorganisatsiooni raamistik

Linn lähtub oma tegevuses linnaelanike ootustest ja vajadustest ning linna arengu ambitsioonist, mis on ühiskondliku kokkuleppena kirja pandud linna arengustrateegias. Linna poliitikakujundamine ja juhtimisotsused on tõenduspõhised, arvestatakse ka rahvusvahelisi ja riiklikke eesmärke. Arengustrateegia mõtestab lahti linna visiooni ja strateegilised sihid ning kirjeldab nende saavutamist linna tegevusvaldkondade kaudu – millised linna tegevused moodustavad tegevusvaldkonnad ja kuidas need aitavad strateegilisi sihte saavutada. Linn osutab eri valdkondades kasutajakeskseid teenuseid, mis toetavad linna strateegiliste sihtide suunas liikumist.

Strateegiliste sihtide ja valdkondade seosed

Strateegilised sihid on valdkonnaülesed. Iga tegevusvaldkond panustab mitme, sageli kõikide strateegiliste sihtide saavutamisse. Strateegiliste sihtide ja valdkondade seostest annab ülevaate järgmine skeem, mis näitab, kui suurel määral konkreetne linna tegevusvaldkond strateegiliste sihtide saavutamisse hinnanguliselt panustab.

Linna arengudokumentide süsteem

Linna arengustrateegia seab strateegilised sihid ligi 15 aastaks. Arengustrateegia rakendamise prioriteedid vaadatakse tavapäraselt üle pärast kohaliku omavalitsuse volikogu valimisi, täiendades ennekõike tegevusprogrammide ja tegevussuundade osa. Strateegilisi sihte reeglina ei muudeta enne 8-10 aasta möödumist, küll võidakse neid täpsustada või täiendada. Kui teoreetiliselt annab arengustrateegia alused üldplaneeringute koostamiseks, siis praktikas koostatakse mõlemad dokumendid teineteist arvestades: arengustrateegia koostamisel arvestatakse üldplaneeringutes sätestatuga. Kui aga arengustrateegiaga võetakse vastu arengusuunad, mis üldplaneeringutes ei kajastu, algatatakse üldplaneeringu(te) muutmine. Linna arengustrateegias määratud strateegilisi sihte täpsustatakse ja viiakse ellu erinevates arengudokumentides täpsustatud tegevuste kaudu. Linna arengustrateegia rakenduskava ja eelarvestrateegia koostatakse 4−5 aastaks ja need moodustavad terviku, milles rakenduskava kirjeldab strateegiliste sihtide saavutamiseks planeeritud tegevusprogramme ja tegevussuundi, eelarvestrateegia on aga finantsplaan nende elluviimiseks.

Valdkondade-ülesed horisontaalsed arengudokumendid täpsustavad strateegilisi sihte ja annavad konkreetsed suunised valdkondade arengukavade koostamiseks. Sellised arengudokumendid on innovaatiliste lahenduste teekaart, säästva energiamajanduse ja kliimamuutustega kohanemise kava, ringmajanduse ja ligipääsetavuse arengusuunad. Nende teemade ring võib aja jooksul laieneda.

Valdkondade arengukavad täpsustavad arengustrateegias seatud eesmärke ja nende elluviimist. Neid koostatakse arengustrateegias määratletud valdkondade kohta. Valdkonna arengukava võib hõlmata nii üht kui ka mitut linna tegevusvaldkonda. Valdkonnal võib, aga ei pea olema valdkonna arengukava, juhul kui valdkonna eesmärgid on piisavalt detailselt määratud linna arengustrateegias. Kõigil linna tegevusvaldkondadel peab olema valdkonna rakenduskava, milles esitatakse arengustrateegia rakenduskavaga võrreldes detailsem tegevuste plaan kavandatud eesmärkide elluviimiseks. Valdkonna rakenduskava sisaldab loetelu linna tegevustest koos tähtaegade, soovitud tulemuste ja vastutajatega vähemalt järgnevaks neljaks eelarveaastaks.

Vajadusel koostatakse valdkonna ühe või mitme alaeesmärgi saavutamiseks või horisontaalsete teemade (tugiteenuste) täpsustamiseks ka muid arengudokumente (nt programmid, kavad, plaanid).

Linna arengudokumentide seoseid kirjeldab järgnev joonis.

Seire

Arengustrateegias seatakse eesmärgid linnale kui tervikule, mitte ainult linnale kui kohalikule omavalitsusele. Seda eelkõige strateegiliste sihtide tasemel. See tähendab, et linna strateegilised sihid lähtuvad ÜRO säästva arengu eesmärkidest, Euroopa Liidu roheleppest ja muudest rahvusvahelistest kokkulepetest ja Eesti riigi eesmärkidest. Nende sihtide saavutamine ei sõltu seega ainult kohalikust omavalitsusest, vaid kõikidest huvirühmadest: riigist, ettevõtetest, mittetulundusühingutest ja elanikest. Seetõttu kasutatakse nende sihtide saavutamise hindamiseks tavaliselt mõõdikuid, mis on kokku lepitud riigi tasemel. Strateegia selgitustes on välja toodud olulisemad mõõdikud, mida sihtide saavutamise hindamiseks jälgitakse. Kuna need sihid on komplekssed, ei ole üldjuhul olemas üht või kaht näitajat, mis täielikult kirjeldaks, kui hästi sihi poole liigutakse. Lisaks jälgitakse statistikat, võidakse tellida uuringuid, küsitlusi jne. Hinnang sihi saavutamise poole liikumise kohta antakse pärast kohaliku omavalitsuse volikogu valimisi uuele linnavolikogule koos soovitusega, kas on vaja sihte muuta või täpsustada.

Sarnaselt strateegiliste sihtidega jälgitakse ka valdkondade eesmärkide hindamisel rohkem näitajaid, kui on mõõdikutena välja toodud. Neid jälgib valdkonna vastutaja igal aastal ja nende saavutamise kohta esitatakse volikogule ülevaade koos strateegiliste sihtide saavutamise hinnanguga.

Tegevusprogrammide täitmist hinnatakse tegevusaruandes, mis on linna majandusaasta aruande osa. Tegevusprogrammide hindamise metoodikat täpsustatakse pidevalt, arvestades seda, kuidas areneb teenuste hindamise võimekus.

Juhtimise ja tugiteenuste valdkonna seosed ÜRO säästva arengu eesmärkidega

Loe lähemalt valdkonna seoste kohta

Teenused

Linnaorganisatsiooni põhitegevus on teenuste osutamine. Sealjuures peetakse teenusteks nii otseseid ja kaudseid avalikke teenuseid kui ka organisatsiooni toimimiseks osutatavaid teenuseid. See tähendab, et ka avaliku võimu teostamist käsitletakse kui teenuse osutamist. Teenuste kujundamisel ja osutamisel lähtutakse teenuste disainimise põhimõtetest, mis tähendab, et teenused on inimesekesksed ja kasutajasõbralikud, asjakohased ja kasutajale väärtust loovad ning teenusepakkuja seisukohast efektiivsed ja jätkusuutlikud.

Linnaorganisatsiooni väärtused

Tulevikku vaatavat ja kaasavat linna saab luua usalduslikus koostöös. Usaldus tekib siis, kui on ühiselt jagatud väärtused ja iga linnaorganisatsiooni esindaja – juhist töötajani – on nende väärtuste kandja.

Linnaorganisatsioon hindab eesmärgipärasust ja uudishimu. Eesmärgipärasus tähendab ka tulemuslikkust. Linna töö on luua linnaelanikule väärtusi. Iga töötaja, kes soovib saavutada suurepärast tulemust ja pingutab ühiste eesmärkide nimel, loob usaldust ja kujundab head mainet. Iga töötaja ja eriti iga juht on organisatsiooni peegel ja linna väärtuste saadik.

Igapäevatöös on tähtsad koostöö ja iseseisvus. Linn otsib koostööpartnereid ja kaastöötajaid linna eesmärkidest lähtuvalt. Nähakse võimalusi, otsitakse uudseid lahendusi, rakendatakse uusi praktikaid ja katsetatakse, õpitakse ja arenetakse, viiakse eesmärgid ellu, ollakse abivalmis ja suhtlemisel avatud. Töötatakse koos kodanikeühenduste, ettevõtete, kultuuri- ja teadusasutustega. Linna töötaja oskab võtta tarku riske, leida lahendusi ja julgeda vastutada. Ta seab kahtluse alla tegevused, mis ei teeni linnaelanikke ega loo neile lisandväärtust.

Tulevikku vaatavat linna aitab luua tarkus ja julgus. Otsuseid tehakse ka siis, kui olukord on ebamäärane. Linnaorganisatsioon võtab aega probleemi algpõhjuse väljaselgitamiseks. Lahenduste leidmisel ja otsuste langetamisel tuginetakse faktidele, mitte arvamustele või ennustustele. Julgetakse katsetada, sest teatakse, et väike eksimus on odavam kui suur eksimus ning katsetamine on organisatsiooni jaoks väärtuslik õppeprotsess. Iga linna töötaja peab enesearendamist tähtsaks ja panustab sellesse iga päev.

Linnatöötajad on usaldusväärsed ja avatud meelega. Nad on oma ala eksperdid, kes oskavad kuulata ja peegeldada ning säilitavad rahu ka keerulistes olukordades. Linnatöötajad kohtlevad kõiki inimesi austusega ja võrdselt, olenemata nende positsioonist, elatustasemest, soost või rahvusest ja võimalikest erimeelsustest. Oponendis ei nähta vastast, vaid kuulatakse tema seisukohti, et nendest pigem õppida. Linnatöötajaid huvitab päriselt, kuidas linlane linnas elades ja iga päev linnas toimetades ennast tunneb, mida soovib ja mille poole püüdleb. Tagasiside küsimine linnaelanikelt ja koostööpartneritelt on linnatöötajate töö loomulik osa. Nii leitakse parimad lahendused Tallinnale tervikuna, selle elanikele ja külalistele, linnas tegutsevatele ettevõtetele, ühendustele ja organisatsioonidele, pakkudes professionaalset ja ja hoolivat teenindust.

Linnajuhtimise ja tugiteenuste tegevusprogrammid

1. Inimesekeskne teenuste disain

   Linnaorganisatsioon osutab inimesekeskseid teenuseid, arvestades linlaste vajadusi ja ootusi. Teenuseid osutatakse tervikliku teenusejuhtimise kontseptsiooni alusel, mille järgi on üles ehitatud linnaorganisatsiooni struktuur. Kõik linna teenused peavad läbima teenusdisaini protsessi. Teenusdisaini protsessi koordineeritakse ülelinnaliselt. Linna asutustele, kes teenuseid osutavad, pakutakse keskset tuge teenuste arendamiseks, parendamiseks, analüüsiks ja uute teenuste väljatöötamiseks. Iga aasta kontrollitakse teenuste ajakohasust ja nõuetele vastavust ning vajadusel disainitakse teenus ümber. Nii huvirühmade kui ka linnatöötajate tagasiside põhjal analüüsitakse, millises teenuses on liigselt bürokraatiat, kus tuleb teenuste kvaliteeti parandada või teenuste sisu muuta. Tallinna digiteenused on tuntud kogu maailmas, need inspireerivad ja annavad eeskuju.

   Olulisemad tegevussuunad: 1) teenuste keskne koordineerimine (sh ühtse teenusjuhtimise kontseptsiooni väljatöötamine ning teenuste kompetentsikeskuse ja teenuste ümarlaua loomine), 2) kliendikesksete e-teenuste arendamine ja tutvustamine linnaelanikele, 3) linna IT-baastaristu, infoturbe ja arvutitöökoha teenuste keskne osutamine, 4) muude tugiteenuste (nt õiguse ja hangete) keskne osutamine tervele linnaorganisatsioonile, 5) keskkonna- ja kvaliteedijuhtimise süsteemide rakendamine

2. Andmepõhine juhtimine

   Avaandmete kasutamine on mugav, kõigile kättesaadav ja turvaline. Avalikku kasutusse antakse võimalikult palju linna kohta käivaid avaandmeid. Andmed on arusaadavalt visualiseeritud ja aitavad inimestel teha elulisi valikuid: kuhu rajada kodu, kuhu asutada ettevõte, millised võimalused on koduasumis ise midagi ära teha. Linn kogub andmeid kasutajasõbralikult, küsides andmeid ainult üks kord. Objektiivse ja õigeaegse info jagamine on ühtlasi alus, et kaasata edukalt avalikkust ja huvirühmi. Linn kogub andmeid nii vähe kui võimalik kuid nii palju kui vajalik hoiab kõiki andmeid heaperemehelikult ja järgib andmekaitse reegleid. Linna juhtimisotsused põhinevad laiapõhjalistel andmetel ja otsuseid selgitatakse samuti andmetele tuginedes. Linnal on transpordikorraldust, energiakasutust, füüsilist keskkonda ja teenuseid ning linna jaoks olulisi protsesse kirjeldav 3D-mudel, mis aitab linlastele valikuid selgelt esitleda. Andmeanalüüs on teenusedisaini osa. Linnaasutustel on nüüdisaegne ärianalüüsi võimekus. Andmetele tuginedes jälgitakse nii strateegiliste sihtide saavutamist kui ka teenustega rahuolu ja nende osutamise efektiivsust.

   Olulisemad tegevussuunad: 1) Tallinna 3D-mudeli (digitaalse kaksiku) arendamine, 2) isikuandmete ja muu mitteavaliku teabe tõhus kaitsmine, 3) linnale kuuluva ja välistest andmeallikatest pärineva teabe tõhus koondamine ja kätte­saadavaks tegemine, 4) juhtimisotsusteks vajaliku teabe lihtsalt ja mõistetavalt kättesaadavaks tegemine otsustajatele.

3. Strateegiline ja finantsplaneerimine

   Linna juhtimise aluseks on ühiskondlik kokkulepe linlaste vahel, mis väljendub arengustrateegias. Arengustrateegia on üldplaneeringute ja valdkondlike arengudokumentide alus. Planeerimine on pidev protsess, mille käigus seire tulemuste põhjal plaane ajakohastatakse. Otsuste tegemise protsess on avatud ja sellesse kaasatakse linnaelanikke. Linn annab eesmärkide poole liikumise kohta avalikkusele pidevalt võimalikult ajakohast infot. Linn teeb koostööd partneritega, kes väljendavad kogukondade ja elanikerühmade huve, olgu need asumiseltsid, erialaliidud, ettevõtted või muud ühingud. Arengu planeerimisel ning eesmärkide ja tegevuste kavandamisel võetakse aluseks linna majanduslik seis ja finantseerimisvõimekus. Finantsplaneerimise aluseks võetakse strateegilised sihid. Arengustrateegiast lähtuvad eelarvestrateegia ja valdkondade arengudokumendid, mis on omakorda eelarve koostamise aluseks. Linnaasutuste finantseerimine põhineb toime- ja kulumudelitel, mis tagavad asutustele piisavalt ressursse igapäevaseks toimetulekuks ja ka teenuste arendamiseks. Finantshaldus on koondatud kompetentsikeskusesse, mis tagab linna eri tasandi juhtimisotsusteks vajaliku finantstoe, kvaliteetse finantshalduse ja majandusarvestuse korraldamise ning osutab linnaorganisatsioonile kvaliteetset raamatupidamise, maksuarvestuse ja finantsplaneerimise teenust.

   Olulisemad tegevussuunad: 1) ajakohane linna arengu­dokumentide süsteem ja seire, 2) linna konsolideerimis­gruppi kuuluvatele üksustele finantsteenuste osutamine, 3) linnaelanike ja kodanikuühenduste ümarlaudade ja koostöökogude korraldamine ning nende osalemine otsustusprotsessides, 4) mittetulundus­ühingute tegevuse toetamine, kaasava eelarve rakendamine.

4. Selge kommunikatsioon

   Linnal on oma identiteet ja linnast räägitakse lugude keeles. Linn on oma sõnumites ühtne ning kasutab linlaste teavitamiseks linn kõige sobivamaid ja ajakohasemaid kanaleid. Vajalik info ja teenused jõuavad inimesteni, mitte vastupidi. Linlastega suhtlemine on osa avalikust kommunikatsioonist ja osa iga linnatöötaja tööst.

   Olulisemad tegevussuunad: 1) linna visuaalse identiteedi hoidmine ja arendamine, 2) teenuseid tutvustavate infomaterjalide koostamise ja levitamise korraldamine, 3) linna esindustrükiste koostamise korraldamine, 4) ülelinnalise nädalalehe väljaandmine, 5) Tallinna märgatavuse suurendamine välismeedias.

5. Kvaliteetne juhtimine ja kompetentsed töötajad

   Linnaorganisatsiooni ülesanne on tagada inimkesksed, optimaalsed ja targalt juhitud teenused nii linnakodanikele, külalistele kui ka linnatöötajatele ning linna vara hea haldus. Ühtlase kvaliteedi tagamiseks on põhi- ja tugiteenuste juhtimine ja arendamine koondatud kompetentsikeskustesse. Linnaorganisatsioon on struktureeritud eesmärgipõhiselt. Juhtimise ühtlaselt kõrge kvaliteedi tagavad pühendunud ja motiveeritud meeskonnad. Linnaorganisatsiooni juhte valitakse konkursi teel tähtajaliseks ametiajaks ja neid hinnatakse regulaarselt. Tallinna tajutakse korruptsioonivaba ja nüüdisaegse juhtimiskultuuriga organisatsioonina.

   Olulisemad tegevussuunad: 1) inimkeskse linnaorganisatsiooni arendamine, 2) keskse värbamise rakendamine, 3) tulemustele suunatud pädevate ja kogenud juhtide värbamine, 4) meeskondade eesmärgipärane arendamine, 5) juhtimis- ja andmekvaliteedi parandamine, 6) juhtide tulemushindamise rakendamine, 7) tasupoliitika ajakohastamine, 8) innustava töökeskkonna arendamine, 9) linnatöötaja portaali arendamine.

6. Regionaalne ja rahvusvaheline koostöö

   Tallinn teeb aktiivset koostööd ennekõike Harjumaa omavalitsuste ja maakonnaga, et saavutada sidus ja hästi toimiv linnaregioon. Koostööd arendatakse ka teiste omavalitsuste ja riigiga Eesti arengueesmärkide saavutamiseks. Rahvusvahelise koostööga toetatakse Tallinna strateegiliste sihtide saavutamist, aidatakse kaasa linna ja linnaregiooni rahvusvahelise tuntuse ja konkurentsivõime suurendamisele. Keskendutakse lähiregiooni (Põhjamaad, Läti, Leedu) linnadele, aga ka laiemalt Euroopa Liidu pealinnadele ja metropolidele ning partnerlinnadele, millega on Tallinnal ühised kultuuri- ja majandushuvid. Aktiivselt osaletakse rahvusvahelistes koostööprojektides eelkõige Euroopa Liidu poolt otse rahastatud teadus- ja arendusprojektides, olles nendes ka juhtpartneriks.

   Olulisemad tegevussuunad: 1) koostöö arendamine Harjumaa kohalike omavalitsustega; 2) koostöö arendamine Läänemere piirkonna linnade, eelkõige Helsingi ja Riia, Euroopa Liidu pealinnade ja metropolide ning teiste partnerlinnadega 3) osalemine ja Tallinna huvide esindamine Euroopa Liidu linnapoliitikate väljatöötamisel, sh Euroopa suurlinnade võrgustiku EUROCITIES kaudu, 4) linna prioriteetsete valdkondade arendamiseks vajaliku rahvusvahelise kogemuse hankimine ning Tallinna parimate praktikate jagamine linna rahvusvahelise mainekujunduse eesmärgil, 5) välisprojektide kompetentsikeskuse arendamine.

7. Perekonnaseisu- ja rahvastikuteenused Tallinn loob peresõbralikku keskkonda. Rahvastiku ja lõimumispoliitika on Tallinnas inimesekeskne ning toetab erinevate kogukondade arengut. Perekonnaseisu- ja rahvastikuteenuseid osutatakse terviklikult ja professionaalselt, need on kättesaadavad kõigile eesti, vene ja inglise keeles, nii Tallinna Perekonnaseisuameti ruumides kui Rahvusvahelises majas. E-teenuste laienemine teeb teenuste kasutamise mugavamaks. Tallinn aitab kaasa teadmispõhiste otsuste tegemisele perekonnaseisu küsimustes ja parandab elanike teadlikkust. Koostöös erasektoriga tutvustatakse perekonna ja rahvastikuteenuseid ning nõustatakse perekonnaseisualastes küsimustes.

   Olulisemad tegevussuunad: 1) perekonnaseisuteenused, 2) rahvastikuteenused, 3) Tallinna elanike teadlikkuse tõstmine perekonnaseisu- ja rahvastikutoimingute küsimustes, 4) perekondade loomise ja laste sünni väärtustamine, 5) perekonnaväärtusi ja ajalugu tutvustavad üritused, 6) perekonna- ja rahvastikuteenuste pakkumine võõrkeeltes.

8. Tallinna ajaloo arhiveerimine, uurimine ja tutvustamine Tallinn vastutab ja kannab hoolt linna mälu – sajanditevanuse arhiivipärandi – kestmise eest. Arhiiviteenuse eesmärk on Eesti pealinna arengut igakülgselt peegeldava, isikute õiguste ja tehingute tõendamiseks ning linnaasutuste tööks tarviliku teabe kogumine, säilitamine ja kasutatavuse tagamine. Paberivabale dokumendihaldusele ülemineku ja digitaalsete dokumentide osakaalu suurenemise ajastul on rõhk digitaalarhiivinduse arendamisel ja linnaorganisatsiooni sellekohase kompetentsi tagamisel. Tallinn edendab linna multikultuurse ajaloo teaduslikku uurimist ja populariseerimist, aidates kaasa kogukondliku identiteedi ja ajalooteadvuse tugevdamisele. Üha suurem osa Tallinna arhiiviainesest on digitaalsel kujul kättesaadav huvilistele kogu maailmas.

   Olulisemad tegevussuunad: 1) linnaorganisatsiooni nõustamine arhiivinduse ja dokumendihalduse alal, 2) linnaasutustes säilitamist vajavate dokumentide kogumine ja säilitamine, 3) digitaalarhiivinduse arendamine kooskõlas riiklike ja rahvusvaheliste suundadega, 4) e-teenuste täiustamine, 5) linna ajaloo teadusliku uurimise korraldamine, 6) linna ajaloo tutvustamine.